Neben der korrekten Schreibweise des Wortes E-Mail, mit dem man ja in der “falschen” Schreibweise auch gerne mal einen Schmelzüberzug adressiert (der Wikipedia-Artikel zu “E-Mail” hat sich übrigens in diesem Punkt geändert!), lauern beim Versand von E-Mails weitere Tücken auf unbedarfte Absender. Ein paar davon möchte ich im Folgenden aufzeigen, weil sie mir in der Vergangenheit häufiger begegnet sind. Vielen Dank an dieser Stelle auch an Felix, der einige Gedanken zu dieser Liste beigesteuert hat

Auf geht’s.

1. In E-Mail-Adressen sind Groß- und Kleinschreibung egal

Tja, manch einer wird es schon wissen, aber tatsächlich ist es völlig egal, ob man nun JAN@nicht-solviuM.de oder jAn@nicht-solvium.de oder irgendeine andere Schreibweise wählt – die Mail kommt immer an. Beim nächsten Diktat der eigenen Adresse kann man sich also die Angabe der Großbuchstaben sparen.

2. Anhänge nicht vergessen

Das passiert den Besten mal: Man schreibt eine E-Mail mit der aktuellsten Version der eigenen Ausarbeitungen, erläutert die gemachten Änderungen, wo, wann und vor allem warum diese vorgenommen wurden, bittet abschließend noch um gewissenhafte Durchsicht – und vergisst prompt, die Datei auch anzuhängen. Im besten Fall merkt man diesen Fauxpas beim Drücken des “Senden”-Knopfes, im schlechtesten Fall erst auf die verwirrte Nachricht des Empfängers hin.

Also: Vor dem Abschicken von E-Mails mit Dateianhängen lieber nochmal nachschauen, ob diese auch wirklich ordentlich angehängt sind. Zusätzlich sollte man mit Rücksicht auf gegebenenfalls beim Empfänger vorhandene Viren- und Spamfilter zweifelhafte Dateinamen vermeiden.

3. Massen-E-Mails mit BCC

Vor ein paar Monaten machte sich ein Angestellter einer Firma öffentlich gleichermaßen bekannt wie unbeliebt, als er in einer Geschäfts-Mail alle Empfänger in das sogenannte CC-Feld packte. Das Dumme daran: Jeder Empfänger der Mail kann alle anderen Empfänger-Adressen sehen und natürlich damit anstellen, was er möchte. Bei Geschäftsbeziehungen ergeben sich da sicher so einige pikante Dinge, die eine öffentliche Adressaten-Liste so hervorrufen kann – “Waaaas, der ist auch hier Kunde? Skandal!”

Zur Vermeidung solcher Aufschreie gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder verschickt man jede E-Mail einzeln, was den Vorteil einer möglichen Personalisierung mit sich bringt, oder man setzt alle Empfänger in den verdeckten Bruder des CC-Feldes: das BCC-Feld. Diese Adressaten können von einem Empfänger der Mail nicht nachvollzogen werden.

4. Re: AW: Antworte bitte oben drüber

Besonders bei Gesprächsrunden mit mehreren Teilnehmern ist es praktisch, wenn der Text einer Antwort über dem bisherigen Diskussionsverlauf erscheint, und nicht darunter. Die Top-Position hat einen großen Vorteil: Der Empfänger oder die Gruppe von Lesern sieht die eigenen Anmerkungen sofort beim Öffnen der E-Mail und muss nicht erst durch einen langen Satz alter Mails scrollen, um zum wesentlichen Teil zu gelangen. Durch Signaturen (gerade im geschäftlichen Umfeld) werden auch kurze Nachrichten derart aufgebläht, dass lebhafte Diskussionen schon nach wenigen Mails von der Länge her explodieren.

5. Passwörter gehören nicht in E-Mails.

Eine der größten Unsitten aller möglichen Webseiten und Services ist es, das Passwort nach der Registrierung im Klartext in der Willkommens-Mail zu verschicken. Es ist nicht nur eine Frechheit, dem User die Fähigkeit, sein gerade eingetipptes Passwort behalten zu können, abzuerkennen; der Versand des Passwortes per Mail stellt auch ein Sicherheitsrisiko dar, falls der E-Mail-Account mal gehackt wird. Dann stehen dem Angreifer nämlich ohne Umwege alle Türen offen.

Bestes Negativbeispiel für diese Art von Passwort-E-Mails sind die alle paar Wochen wieder ins Postfach flatternden Newsletter von linktauscher.com, an deren Ende die Zugangsdaten stehen, falls man sie vergessen haben sollte. Halloo? Ihr speichert Passwörter im Klartext in eurer Datenbank und schickt sie mir dann auch noch regelmäßig zu? Leute, lest mal ein drittklassiges PHP-/MySQL-Tutorial, sogar da wird einem sowas ausgetrieben. Das allein ist schon ein Grund den Service nicht zu nutzen (was ich auch, nebenbei bemerkt, nicht tue).

Fazit

Die obige Liste zu Fehlern beim Verfassen von E-Mails ist sicher nicht vollständig – wenn also noch Punkte fehlen, bitte fleißig Kommentare hinterlassen Ich hoffe trotzdem, dass die Punkte ein wenig Anlass zum Nachdenken geben und sich der eine oder andere beim nächsten Klick auf den “Senden”-Knopf daran erinnert.

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